01 - De planning- en controlcyclus doorontwikkelen

Binnen de gemeentelijke organisatie de planning- en controlproducten en het -proces doorontwikkelen.

02 - Optimaliseren van verslaggeving richting inwoners en belanghebbenden

Onze planning- en control producten op een eigentijdse wijze presenteren en toegankelijker maken voor inwoners en andere belanghebbenden.

01 - De planning- en controlcyclus doorontwikkelen

01 - Het proces van de productencyclus 2018 via Lias

We maken gebruik van het softwareprogramma Lias, zodat elke medewerker gelijktijdig één database met actuele en historische informatie kan benaderen. Dit komt de onderlinge samenhang en dwarsverbanden in en tussen de verschillende producten ten goede. In 2018 gaan we verder met het doorontwikkelen van het proces en de database, waarbij het doel is om het proces van de gehele productencyclus van 2018 via deze software te laten verlopen.

Toelichting status activiteit

Het bouwen van een website voor de jaarrekening vraagt een forse personele investering in een periode waarin er een aantal vacatures open stonden. De tijdsinvestering is vooral noodzakelijk ten behoeve van het bouwen van koppelingen tussen de financiële applicatie en LIAS om cijfermatige overzichten te krijgen van zowel de exploitatie als de balans. Dat is een essentieel verschil ten opzichte van de andere financial planning- en controlproducten. De transitie van Word- en Excelbestanden naar LIAS is voor een jaarrekening ook intensiever dan voor de andere producten, vanwege de verschillenanalyses en toelichtingen die moeten worden geschreven op de exploitatie en balans. Om deze jaarrekening (tijdig) in LIAS beschikbaar te kunnen stellen, is bijgestuurd door intern op onderdelen prioriteiten te herzien en meer ondersteuning van LIAS af te nemen.  

De doorlooptijd van de jaarrekening laat ook voor 2018 eenzelfde beeld zien als de drie jaren daarvoor en dat is dat er door de drie decentralisaties sprake is van een grotere mate van afhankelijkheid van derden die (totnogtoe) meer tijd nodig hebben voor het opstellen van hun jaarstukken die voorwaardelijk zijn voor het opstellen van de jaarstukken van gemeente Noordoostpolder. Sinds de drie decentralisaties naar het gemeentelijke sociaal domein in 2015, worden de jaarstukken in de eerste helft van juli in het jaar volgend op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, door de gemeenteraad behandeld. De verwachting is dat een eerdere behandeling ook voor de jaarrekening 2019 niet in het verschiet ligt.

Een andere ontwikkeling die zich heeft doorgezet, is dat de controle op de jaarrekening door de externe accountant intensiever is geworden en een langere doorlooptijd kent naar het moment waarop een controleverklaring wordt afgegeven. Eén van de consequenties van de langere doorlooptijd is dat bij het verzenden van de jaarstukken naar de gemeenteraad, het geen automatisme meer is dat controleverklaring en het rapport van bevindingen de jaarstukken vergezellen. De doorlooptijd en mutatieverwerking tot het ultimomoment voor de raadsvergadering, zijn aandachtspunten voor het in LIAS kunnen op- en samenstellen van de jaarrekening 2018 en het beschikbaar stellen van de jaarrekening op de webversie.      

02 - Optimaliseren van verslaggeving richting inwoners en belanghebbenden

01 - De productencyclus 2018 interactief presenteren op een website

We stappen af van documenten met vele pagina's tekst en gaan over naar presentatie via een website, waarbij een transitie is ingezet om met minder tekst meer te zeggen. De website is via een portal interactief toegankelijk op alle devices. Er is gestart met een pilot voor de begroting. In 2018 volgen de voorjaars- en najaars- en decemberrapportage.

Toelichting status activiteit

Na de programmabegroting 2018 - 2021 en de voorjaarsrapportage 2018, zijn in november, respectievelijk december 2018, de najaarsrapportage 2018 en de programmabegroting 2019 - 2022 via de website in een webversie beschikbaar gekomen. Deze jaarrekening is de eerste jaarrekening die in een webversie beschikbaar komt.